Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal. Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi, seperti pengajuan izin, surat lamaran pekerjaan, undangan rapat, dan sebagainya.
Surat dinas dapat ditulis oleh pribadi atau atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada perorangan atau lembaga. Surat dinas menggunakan bahasa baku yang resmi dan tidak berbunga-bunga.
Surat dinas adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang sangat penting dalam lingkungan bisnis dan pemerintahan. Surat ini digunakan dalam situasi formal dan memiliki kepentingan yang resmi. Surat dinas sering digunakan untuk berbagai keperluan kedinasan, seperti pengajuan izin, surat lamaran pekerjaan, undangan rapat, pemberitahuan resmi, dan sebagainya.
Sebagai komunikasi formal, surat dinas memiliki ciri khas tersendiri. Biasanya, surat ini ditulis menggunakan bahasa baku yang resmi dan tidak berbunga-bunga. Tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi secara jelas, tegas, dan terstruktur. Gaya penulisan yang formal dan tidak berlebihan membuat surat dinas menjadi alat komunikasi yang efektif dan dapat dipahami oleh semua pihak.
Surat dinas dapat ditulis oleh individu atau atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi. Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga yang menjadi penerima surat. Dalam surat dinas, biasanya terdapat informasi mengenai identitas pengirim, tanggal penulisan surat, subjek surat, serta isi surat yang berisi permintaan, pemberitahuan, atau penjelasan terkait keperluan kedinasan.
Salah satu aspek penting dalam penulisan surat dinas adalah penggunaan bahasa yang tepat. Bahasa baku yang resmi harus diutamakan untuk menghindari kebingungan atau penafsiran yang salah. Penyampaian informasi yang jelas dan terstruktur dapat menghindari terjadinya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima surat.
Selain itu, format surat dinas juga perlu diperhatikan. Surat dinas umumnya memiliki susunan yang teratur, dimulai dengan kop surat yang mencantumkan nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan logo jika ada. Kemudian dilanjutkan dengan alamat penerima surat, tanggal penulisan surat, dan subjek surat. Bagian isi surat terdiri dari pengantar, pokok surat, dan penutup yang mencakup salam penutup, tanda tangan, dan nama pengirim.
Dalam era digital seperti sekarang, surat dinas juga dapat dikirim melalui email atau dalam bentuk dokumen elektronik. Namun, prinsip-prinsip penulisan dan format tetap harus diperhatikan agar surat dinas tetap terlihat profesional dan teratur.
