Formal dan informal adalah dua jenis komunikasi yang umum digunakan dalam berbagai situasi. Baik dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam lingkungan kerja, penting untuk memahami perbedaan antara formal dan informal untuk menjaga hubungan yang baik. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara rinci apa yang dimaksud dengan formal dan informal serta perbedaan di antara keduanya.
Apa yang Dimaksud dengan Komunikasi Formal?
Komunikasi formal adalah jenis komunikasi yang menggunakan aturan dan etika tertentu. Biasanya, komunikasi formal terjadi dalam lingkungan kerja, di mana ada struktur hierarki yang jelas. Komunikasi formal juga sering digunakan dalam situasi resmi seperti pertemuan bisnis, presentasi, atau surat resmi.
Komunikasi formal ditandai dengan penggunaan bahasa yang baku, seringkali lebih kompleks, dan formalitas dalam penampilan dan perilaku. Pesan yang disampaikan dalam komunikasi formal harus jelas, terstruktur, dan tepat sasaran.
Aturan dan Etika dalam Komunikasi Formal
Aturan dan etika dalam komunikasi formal sangat penting untuk menjaga profesionalisme dan kesan yang baik. Beberapa aturan umum yang perlu diperhatikan dalam komunikasi formal meliputi:
1. Penggunaan Bahasa yang Tepat
Bahasa yang digunakan dalam komunikasi formal harus baku, sopan, dan mengikuti tata bahasa yang benar. Hindari penggunaan bahasa gaul, slang, atau kasar yang tidak sesuai dengan situasi formal.
2. Penampilan yang Rapi
Dalam komunikasi formal, penampilan yang rapi dan profesional sangat penting. Pastikan berpakaian sesuai dengan lingkungan dan acara yang dihadiri. Hindari pakaian yang terlalu santai atau tidak pantas.
3. Penggunaan Salam yang Tepat
Salam yang digunakan dalam komunikasi formal harus sopan dan sesuai dengan situasi. Misalnya, dalam lingkungan bisnis, penggunaan salam seperti “Selamat pagi”, “Selamat siang”, atau “Selamat malam” adalah hal yang umum.
4. Menghargai Waktu dan Ruang
Dalam komunikasi formal, penting untuk menghargai waktu dan ruang orang lain. Jangan mengganggu atau menginterupsi pembicaraan yang sedang berlangsung, dan berikan kesempatan kepada orang lain untuk berbicara dengan tenang.
5. Menggunakan Komunikasi Tertulis yang Benar
Jika menggunakan komunikasi tertulis dalam situasi formal, pastikan untuk menggunakan tata bahasa yang benar, penulisan yang rapi, dan menyampaikan pesan dengan jelas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau tidak profesional.
6. Memperhatikan Etika Kontak Mata dan Bahasa Tubuh
Ketika berkomunikasi secara formal, penting untuk menjaga etika kontak mata dan bahasa tubuh yang baik. Jaga mata Anda tetap fokus pada lawan bicara dan gunakan bahasa tubuh yang terbuka dan ramah.
7. Menggunakan Nada Suara yang Tepat
Tone suara yang digunakan dalam komunikasi formal harus tenang, jelas, dan sopan. Hindari menggunakan suara yang terlalu keras, tergesa-gesa, atau tidak menghargai pendengar.
8. Menyampaikan Pesan dengan Terstruktur
Dalam komunikasi formal, penting untuk menyampaikan pesan dengan terstruktur dan logis. Gunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami, dan hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau terlalu teknis.
9. Menghindari Penggunaan Singkatan atau Akronim yang Tidak Dikenal
Jika menggunakan singkatan atau akronim dalam komunikasi formal, pastikan bahwa mereka dikenal oleh semua pihak yang terlibat. Hindari penggunaan singkatan atau akronim yang hanya dipahami oleh sebagian orang saja.
10. Menghormati Otoritas dan Struktur Hierarki
Dalam komunikasi formal, penting untuk menghormati otoritas dan struktur hierarki yang ada. Jangan melanggar aturan atau berbicara dengan tidak sopan kepada atasan atau orang yang memiliki posisi lebih tinggi.
Kelebihan dan Kekurangan Komunikasi Formal
Komunikasi formal memiliki kelebihan dan kekurangan tertentu. Berikut adalah beberapa contoh:
Kelebihan Komunikasi Formal:
– Menyampaikan pesan dengan jelas dan terstruktur
– Membantu menjaga hubungan yang profesional dan serius
– Cocok untuk situasi bisnis, pertemuan resmi, atau presentasi
– Menghindari kesalahpahaman atau interpretasi yang salah
– Menjaga kesan yang baik dan profesional
Kekurangan Komunikasi Formal:
– Terkadang terlalu kaku dan konservatif
– Kurangnya kebebasan dalam berbicara dan bertindak
– Tidak cocok untuk situasi sosial yang santai
– Memakan waktu lebih lama dalam penyampaian pesan
– Tidak cocok untuk situasi di mana kekreatifan diperlukan
Apa yang Dimaksud dengan Komunikasi Informal?
Komunikasi informal adalah jenis komunikasi yang lebih santai dan bebas. Biasanya terjadi di luar lingkungan kerja formal, seperti pertemuan dengan teman, keluarga, atau dalam situasi sosial yang lebih santai.
Komunikasi informal didasarkan pada hubungan pribadi, di mana orang-orang merasa lebih bebas untuk berbicara dan bertindak sesuai dengan kepribadian mereka. Bahasa yang digunakan dalam komunikasi informal seringkali lebih santai, termasuk penggunaan bahasa gaul atau slang.
Kelebihan dan Kekurangan Komunikasi Informal
Komunikasi informal memiliki kelebihan dan kekurangan tertentu. Berikut adalah beberapa contoh:
Kelebihan Komunikasi Informal:
– Lebih santai dan alami dalam berkomunikasi
– Membantu membangun hubungan yang lebih dekat dan intim
– Cocok untuk situasi sosial atau pertemuan dengan teman
– Memberikan kebebasan dalam berbicara dan bertindak
– Lebih cepat dan efisien dalam penyampaian pesan
Kekurangan Komunikasi Informal:
– Rentan terhadap kesalahpahaman atau interpretasi yang salah
– Kurang formal dan serius dalam situasi resmi
– Tidak cocok untuk situasi bisnis atau pertemuan yang resmi
– Penggunaan bahasa gaul atau slang bisa dianggap tidak sopan
– Tidak terstruktur dan terkadang kurang fokus
Perbedaan antara Komunikasi Formal dan Informal
Ada beberapa perbedaan utama antara komunikasi formal dan informal:
Bahasa dan Gaya
Dalam komunikasi formal, bahasa yang digunakan lebih baku dan formal. Penggunaan bahasa gaul atau slang jarang terjadi. Di sisi lain, komunikasi informal menggunakan bahasa santai dan bebas, termasuk penggunaan bahasa gaul atau slang.
Aturan dan Etika
Komunikasi formal memiliki aturan dan etika yang harus diikuti. Ini termasuk penggunaan salam yang tepat, bahasa yang sopan, dan penampilan yang rapi. Komunikasi informal tidak memiliki aturan yang ketat dan lebih terfokus pada kenik
matan dan kenyamanan.
Tujuan
Komunikasi formal umumnya memiliki tujuan yang jelas dan spesifik, seperti menyampaikan informasi penting atau mengambil keputusan bisnis. Di sisi lain, komunikasi informal cenderung lebih bersifat sosial dan tidak memiliki tujuan yang jelas. Dalam komunikasi informal, tujuan utamanya adalah untuk membangun hubungan sosial, saling bertukar informasi, atau sekadar bersenang-senang.
Lingkungan
Komunikasi formal terjadi dalam lingkungan kerja atau situasi resmi lainnya, sedangkan komunikasi informal terjadi dalam lingkungan yang lebih santai dan tidak terstruktur. Komunikasi formal sering terjadi di kantor, ruang rapat, atau acara bisnis yang diatur secara resmi. Di sisi lain, komunikasi informal bisa terjadi di luar kantor, seperti di kafe, restoran, atau dalam pertemuan sosial yang santai.
Kelebihan dan Kekurangan Komunikasi Formal dan Informal
Kelebihan Komunikasi Formal:
– Lebih sesuai untuk situasi bisnis dan profesional.
– Pesan yang disampaikan lebih jelas dan terstruktur.
– Membantu menjaga kesan yang profesional dan serius.
– Meminimalkan kesalahpahaman atau interpretasi yang salah.
– Menghormati aturan dan etika yang berlaku dalam lingkungan formal.
Kekurangan Komunikasi Formal:
– Terkadang terlalu kaku dan membosankan.
– Kurangnya kebebasan dalam berbicara dan bertindak.
– Tidak cocok untuk situasi sosial yang santai atau pertemuan dengan teman.
– Memakan waktu lebih lama dalam penyampaian pesan yang kompleks.
– Kurang fleksibel dalam menghadapi perubahan atau kejadian tak terduga.
Kelebihan Komunikasi Informal:
– Lebih santai dan alami dalam berkomunikasi.
– Membantu membangun hubungan yang lebih dekat dan intim.
– Cocok untuk situasi sosial atau pertemuan dengan teman.
– Memberikan kebebasan dalam berbicara dan bertindak.
– Lebih cepat dan efisien dalam penyampaian pesan yang sederhana.
Kekurangan Komunikasi Informal:
– Rentan terhadap kesalahpahaman atau interpretasi yang salah.
– Kurang formal dan serius dalam situasi resmi atau bisnis.
– Tidak cocok untuk pertemuan yang membutuhkan struktur dan fokus.
– Penggunaan bahasa gaul atau slang bisa dianggap tidak sopan atau tidak profesional.
– Tidak terstruktur dan terkadang kurang efektif dalam menyampaikan pesan yang kompleks.
Menjaga Keseimbangan antara Komunikasi Formal dan Informal
Untuk membangun hubungan yang baik dan saling memahami, penting untuk menjaga keseimbangan antara komunikasi formal dan informal. Beberapa tips untuk menjaga keseimbangan ini antara lain:
1. Sesuaikan dengan Situasi
Pahami konteks dan situasi di mana Anda berada. Ketahui kapan waktu yang tepat untuk menggunakan komunikasi formal dan kapan waktu yang tepat untuk menggunakan komunikasi informal. Sesuaikan gaya dan bahasa yang digunakan dengan situasi yang ada.
2. Kenali Audiens Anda
Pahami siapa yang menjadi audiens Anda. Jika Anda berkomunikasi dengan atasan atau dalam lingkungan bisnis formal, gunakan komunikasi formal. Namun, jika Anda berkomunikasi dengan teman atau keluarga dalam situasi santai, gunakan komunikasi informal.
3. Gunakan Bahasa yang Sesuai
Sesuaikan bahasa yang Anda gunakan dengan situasi dan audiens. Dalam komunikasi formal, gunakan bahasa yang baku, sopan, dan mengikuti aturan tata bahasa yang benar. Dalam komunikasi informal, Anda bisa lebih santai dan menggunakan bahasa yang lebih bebas, termasuk penggunaan bahasa gaul atau slang jika sesuai dengan situasi.
4. Perhatikan Etika dan Norma yang Berlaku
Baik dalam komunikasi formal maupun informal, perhatikan etika dan norma yang berlaku dalam lingkungan tersebut. Jaga sopan santun, hormati orang lain, dan hindari penggunaan bahasa atau tindakan yang bisa dianggap tidak sopan atau tidak etis.
5. Dengarkan dengan Aktif
Baik dalam komunikasi formal maupun informal, penting untuk mendengarkan dengan aktif. Berikan perhatian penuh pada pembicara, tunjukkan rasa hormat, dan berikan tanggapan yang relevan. Dengan mendengarkan dengan baik, Anda dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan orang lain.
6. Berikan Balasan yang Tepat
Sesuai dengan situasi dan audiens, berikan balasan yang tepat. Dalam komunikasi formal, berikan tanggapan yang jelas, terstruktur, dan sesuai dengan topik yang sedang dibahas. Dalam komunikasi informal, Anda bisa memberikan balasan yang lebih santai dan bebas, mengikuti alur percakapan yang sedang berlangsung.
7. Jaga Kerahasiaan dan Kepercayaan
Baik dalam komunikasi formal maupun informal, jaga kerahasiaan dan kepercayaan orang lain. Hindari menyebarkan informasi pribadi atau rahasia yang dapat merusak hubungan atau reputasi seseorang. Jaga kepercayaan yang telah dibangun dengan baik.
8. Fleksibel dan Responsif
Berikan fleksibilitas dan responsivitas dalam komunikasi Anda. Sesuaikan gaya dan bahasa yang digunakan dengan respons dari orang lain. Jika mereka merespons dengan komunikasi formal, ikuti gaya yang sama. Tetapi jika mereka merespons dengan komunikasi informal, Anda bisa lebih santai dan menyesuaikan diri dengan mereka.
Kesimpulan
Secara singkat, komunikasi formal dan informal adalah dua jenis komunikasi yang berbeda dalam bahasa, gaya, aturan, tujuan, dan lingkungan. Penting untuk memahami perbedaan ini dalam berbagai situasi agar dapat berkomunikasi dengan efektif dan sesuai dengan konteks. Apakah Anda berada dalam lingkungan kerja atau situasi sosial, menguasai keduanya akan membantu membangun hubungan yang baik dan saling memahami.
