Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah, perusahaan, atau lembaga lainnya untuk mengirimkan informasi atau kepentingan tertentu. Surat dinas memiliki format tertentu yang harus diikuti, namun terkadang masih banyak yang belum tahu mana saja bagian yang tidak wajib dicantumkan di dalamnya. Melalui artikel ini, kami akan membahas bagian mana saja yang tidak wajib dicantumkan dalam surat dinas.
1. Salam Pembuka
Salam pembuka pada surat dinas biasanya dimulai dengan kata-kata seperti “Dengan Hormat”, “Assalamualaikum”, atau “Selamat Sejahtera. Namun, salam pembuka tersebut sebenarnya tidak wajib dicantumkan dalam surat dinas. Karena tujuan utama dari surat dinas adalah untuk menyampaikan informasi atau kepentingan tertentu, maka lebih baik langsung menuju inti isi surat.
2. Kata Pengantar
Kata pengantar pada surat dinas biasanya digunakan untuk menjelaskan latar belakang atau tujuan surat. Namun, jika isi surat sudah cukup jelas dan tidak memerlukan penjelasan lebih lanjut, maka kata pengantar tersebut tidak perlu dicantumkan. Hal ini juga dapat mempersingkat waktu pembaca dalam memahami isi surat.
3. Ucapan Terima Kasih
Ucapan terima kasih pada surat dinas biasanya digunakan untuk mengakhiri surat. Namun, jika isi surat hanya berisi informasi atau kepentingan tertentu, maka ucapan terima kasih tersebut tidak perlu dicantumkan. Karena pada dasarnya, surat dinas bukanlah sebuah surat yang memerlukan balasan.
4. Tanda Tangan
Tanda tangan pada surat dinas memang penting untuk menunjukkan keabsahan surat tersebut. Namun, jika surat dinas tersebut dikirim melalui email atau fax, maka tanda tangan tidak perlu dicantumkan. Sebagai gantinya, dapat menggunakan tanda tangan elektronik yang sudah disahkan oleh pihak yang berwenang.
5. Lampiran yang Tidak Relevan
Surat dinas yang dilengkapi dengan lampiran memang lebih lengkap dan jelas. Namun, lampiran yang tidak relevan dengan isi surat sebaiknya tidak perlu dicantumkan. Karena hal tersebut hanya akan memperpanjang isi surat dan membuat pembaca kebingungan dalam memahami maksud dan tujuan surat tersebut.
6. Penjelasan yang Berlebihan
Penjelasan yang berlebihan atau terlalu detail pada surat dinas bisa membuat isi surat menjadi tidak efektif. Sebaiknya, gunakan bahasa yang jelas dan singkat agar pesan yang ingin disampaikan dapat dimengerti dengan baik.
7. Informasi Pribadi
Informasi pribadi seperti nomor telepon, alamat rumah, atau email sebaiknya tidak perlu dicantumkan pada surat dinas. Karena informasi tersebut hanya perlu diketahui oleh pihak tertentu saja dan tidak perlu diketahui oleh semua orang.
8. Kalimat yang Tidak Jelas
Kalimat yang tidak jelas atau ambigu dapat membuat surat dinas menjadi tidak efektif. Sebaiknya, gunakan kalimat yang jelas dan mudah dimengerti agar pesan yang ingin disampaikan dapat sampai dengan baik.
9. Pengulangan Informasi
Pengulangan informasi yang sama pada surat dinas sebaiknya dihindari. Karena hal tersebut hanya akan memperpanjang isi surat dan membuat pembaca bosan dan kebingungan dalam memahami maksud dan tujuan surat tersebut.
10. Informasi Rahasia
Informasi rahasia atau confidential sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena informasi tersebut hanya perlu diketahui oleh pihak tertentu saja dan tidak perlu diketahui oleh semua orang.
11. Kalimat yang Menyinggung
Kalimat yang menyinggung atau merendahkan pihak lain sebaiknya dihindari dalam surat dinas. Karena hal tersebut dapat menimbulkan masalah dan dapat memperburuk hubungan antar pihak.
12. Bahasa yang Kasar atau Tidak Etis
Bahasa yang kasar atau tidak etis sebaiknya dihindari dalam surat dinas. Karena hal tersebut dapat menimbulkan masalah dan dapat memperburuk hubungan antar pihak.
13. Informasi yang Tidak Valid
Informasi yang tidak valid atau tidak benar sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut dapat menimbulkan masalah dan dapat merugikan pihak yang bersangkutan.
14. Informasi yang Tidak Lengkap
Informasi yang tidak lengkap atau kurang jelas sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut dapat memperpanjang waktu dalam memahami dan menyelesaikan surat tersebut.
15. Informasi yang Sudah Usang
Informasi yang sudah usang atau kadaluarsa sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak relevan dengan kondisi saat ini dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
16. Persetujuan yang Tidak Diperlukan
Persetujuan yang tidak diperlukan sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut hanya akan memperpanjang waktu dalam menyelesaikan surat tersebut dan dapat membuang-buang waktu dan tenaga.
17. Informasi yang Merugikan Pihak Lain
Informasi yang merugikan pihak lain sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut dapat menimbulkan masalah dan dapat merugikan pihak yang bersangkutan.
18. Informasi yang Diluar Kewenangan
Informasi yang diluar kewenangan sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut dapat menimbulkan masalah dan dapat merugikan pihak yang bersangkutan.
19. Informasi yang Sudah Diketahui Pihak Lain
Informasi yang sudah diketahui pihak lain sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak efektif dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
20. Informasi yang Tidak Relevan dengan Isi Surat
Informasi yang tidak relevan dengan isi surat sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak efektif dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
21. Informasi yang Sudah Diketahui Publik
Informasi yang sudah diketahui publik sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak efektif dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
22. Informasi yang Sudah Diketahui Pihak Terkait
Informasi yang sudah diketahui pihak terkait sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak efektif dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
23. Informasi yang Tidak Dapat Dibuktikan
Informasi yang tidak dapat dibuktikan sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut dapat menimbulkan masalah dan dapat merugikan pihak yang bersangkutan.
24. Informasi yang Diluar Kebiasaan
Informasi yang diluar kebiasaan sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak efektif dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
25. Informasi yang Sudah Tidak Berlaku
Informasi yang sudah tidak berlaku sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak relevan dengan kondisi saat ini dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
26. Informasi yang Tidak Mendesak
Informasi yang tidak mendesak sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
27. Informasi yang Sudah Diketahui Oleh Pihak Lain
Informasi yang sudah diketahui oleh pihak lain sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak efektif dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
28. Informasi yang Sudah Diberikan Sebelumnya
Informasi yang sudah diberikan sebelumnya sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak efektif dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
29. Informasi yang Sudah Jelas
Informasi yang sudah jelas sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak efektif dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
30. Informasi yang Sudah Tidak Diperlukan
Informasi yang sudah tidak diperlukan sebaiknya tidak dicantumkan pada surat dinas. Karena hal tersebut tidak relevan dengan kondisi saat ini dan hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
Kesimpulan
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah, perusahaan, atau lembaga lainnya untuk mengirimkan informasi atau kepentingan tertentu. Namun, terkadang masih banyak yang belum tahu mana saja bagian yang tidak wajib dicantumkan di dalamnya. Dalam artikel ini, kami telah membahas 30 bagian yang tidak wajib dicantumkan dalam surat dinas. Semoga informasi ini dapat membantu Anda dalam menyusun surat dinas yang efektif dan efisien.
